Infrastruktura i Środowisko

Projekt: "Budowa kanalizacji sanitarnej w Gminie Buczkowice"
Nr POIS.01.01.00-00-033/08 w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 - 2013

Unia Europejska
 

Jednostka Realizująca Projekt

 Struktura organizacyjna Jednostki Realizującej Projekt

Osobą odpowiedzialną za zarządzanie całością przedsięwzięcia i jego prawidłową realizację będzie Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu (MAO - Measure Authorising Officer) zaproponowany przez Beneficjenta. Celem właściwej realizacji przypisanych zadań zostanie utworzona podległa mu Jednostka Realizująca Projekt (JRP).

Zakres zadań JRP:

  • przygotowanie Projektu od strony formalno-prawnej, technicznej i organizacyjnej, w tym przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych dla jego realizacji,
  • nadzór nad wdrażaniem wszystkich zadań inwestycyjnych w zakresie ich realizacji technicznej oraz finansowej,
  • współpracę z wykonawcami wszystkich zadań inwestycyjnych, które będą realizowane w ramach Projektu, identyfikacja zagrożeń i reagowanie na nie,
  • współpracę ze wszystkimi jednostkami zaangażowanymi we wdrażanie projektów Funduszu Spójności, w tym NFOŚiGW, Ministerstwem Środowiska, Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, Ministerstwem Finansów, a także Komisją Europejską,
  • realizację zadań promocyjnych, informacyjnych oraz edukacyjnych w ramach Projektu zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi zasadami Funduszu Spójności,
  • edukację lokalnej społeczności, ze szczególnym uwzględnieniem dzieci
    i młodzieży,
  • zapewnienie finansowania Projektu uwzględniając różne jego źródła, dokonywanie płatności.

Struktura organizacyjna JRP

Pełnomocnik do spraw Realizacji Projektu, będzie osobą odpowiedzialną za realizację przedsięwzięcia w imieniu Beneficjenta. On też  będzie całościowo nadzorował  wdrażanie Projektu. Poniżej, w układzie tabelarycznym, przedstawiono proponowaną strukturę organizacyjną Jednostki Realizującej Projekt wraz z zakresem czynności służbowych poszczególnych osób. Zakłada się, że w początkowym okresie poszczególne działy prowadzone będą jednoosobowo. Wsparcie i wzrost zatrudnienia nastąpi w przypadku wystąpienia takiej konieczności w trakcie realizacji Projektu.

Stanowisko

Zakres czynności służbowych

Pełnomocnik ds. realizacji projektu (MAO)


Z-ca Pełnomocnika ds. realizacji projektu (MAO)



MAO jest odpowiedzialny za prawidłową realizację projektu,a w szczególności za odpowiednie zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne projektem oraz monitorowanie jego realizacji zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a  w szczególności z zasadami określonymi w decyzji, Umowie o dofinansowanie oraz z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.                            
Za zobowiązania MAO zaciągnięte w związku z realizacją projektu odpowiada beneficjent. 

  • Do zawarcia Umowy o dofinansowanie lub aneksów do Umowy o dofinansowanie konieczny jest podpis osób reprezentujących beneficjenta.
  • MAO zatwierdza i podpisuje dokumenty potwierdzające prawidłowe wykonanie zakresu robót na podstawie dokonanego odbioru technicznego robót przez inspektora nadzoru, części lub całości projektu: protokoły częściowego odbioru wykonanych robót, oraz protokoły końcowego odbioru i przekazania do eksploatacji, dokumenty potwierdzające osiągnięcie zakładanych efektów ekologicznych, raport końcowy itp.

Przetargi

  • MAO jest odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych a przede wszystkim za przygotowanie i publikację ogłoszenia, przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), w tym kryteriów oceny ofert.
  • MAO jest odpowiedzialny za poprawność i kompletność umów z wykonawcą, które opatruje swoją parafą.
  • MAO jest odpowiedzialny za wymagane przepisami warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej z realizacją projektu zgodnie z zasadami określonymi w umowie o dofinansowanie.

Finanse

  • MAO jest odpowiedzialny za założenie przez beneficjenta rachunku bankowego projektu.
  • MAO podpisuje wniosek beneficjenta o przekazanie środków (wniosek o zaliczkę lub wniosek o płatność pośrednią lub końcową) wraz z niezbędnymi dokumentami, warunkującymi przekazanie środków.
  • MAO odpowiada za prawidłowe i rozliczenie całego projektu w tym rozliczenia dotacji z PO IiŚ, pożyczki z WFOŚiGW oraz środków własnych gminy.

Monitoring

  • MAO monitoruje rzeczowy i finansowy postęp w realizacji projektu
  • MAO, co najmniej raz na trzy miesiące zatwierdza, podpisuje i przekazuje do IW wniosek o płatność, z rozbudowaną częścią sprawozdawczą, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym dołączonym do zatwierdzonej umowy o dofinansowaniu, biorąc pod uwagę datę podpisania umowy. Brak poniesionych wydatków związanych z projektem nie zwalnia beneficjenta z wypełnienia wniosku, w szczególności części dotyczącej postępu rzeczowego. Beneficjent jest zobowiązany także do przekazywania raportów z osiągniętych efektów w okresie 5-u lat po zakończeniu realizacji projektu.

Kontrola

  • MAO powinien być powiadomiony w formie pisemnej o podstawowym zakresie, trybie i dacie prowadzenia planowanej kontroli realizacji umowy o dofinansowanie zawartej z IW. W szczególnych przypadkach kontrola doraźna realizacji umowy może być podjęta bez wcześniejszego powiadamiania MAO o terminie jej przeprowadzenia.
  • Pracownik kontrolujący przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, informuje MAO o swych uprawnieniach do przeprowadzenia kontroli, a następnie zwraca się:

- o skierowanie do współpracy z kontrolującym kompetentnych osób (w tym np. inspektora nadzoru inwestorskiego) odpowiedzialnych za realizację zadania w celu udzielania informacji i tym samym sprawnego przeprowadzenia kontroli,

- o udostępnienie do wglądu akt i dokumentów, budżetów, umów wykonawczych, projektów budowlanych i wykonawczych, dokumentacji i ewidencji urządzeń, dokumentów dotyczących zakresu rzeczowego i finansowego, analiz z zakresu projektu objętego umową z IW, a także o sporządzenie odpowiednich wyciągów, kserokopii, odpisów itp.

  • Pracownik kontrolujący przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, informuje MAO o swych uprawnieniach do przeprowadzenia kontroli, a następnie zwraca się:
  • MAO może zgłosić zastrzeżenia do informacji pokontrolnej w szczególności zastrzeżeń do konkretnych faktów ujętych w protokole kontroli w przypadku uznania ich za niezgodne ze stanem faktycznym.
  • MAO upoważnia osoby do składania wyjaśnień lub udzielania informacji oraz podpisywania protokołu z kontroli.
  • Protokół kontroli podpisują:

- ze strony beneficjenta - MAO lub osoba przez niego upoważniona;
- kontrolujący.

  • Każda strona protokołu powinna być parafowana przez kontrolującego i upoważnioną osobę podpisującą protokół ze strony MAO.
  • MAO otrzymuje jeden egzemplarz protokołu.

Kierownik Jednostki Realizującej Projekt



Kierownik Jednostki Realizującej Projekt jest odpowiedzialny za skuteczne i terminowe wdrażanie Projektu, w tym:

  • Nadzorowanie i koordynacja prac wykonywanych przez Jednostkę Realizującą Projekt;
  • Zapewnienie prowadzenia pełnej obsługi administracyjnej, technicznej i finansowo-księgowej Projektu, zgodnie z wymogami prawa polskiego i procedurami FS w zakresie dotacji oraz WFOŚiGW w Katowicach w zakresie pożyczki.
  • Opracowanie procedur wewnętrznych obowiązujących w JRP;
  • Zatwierdzanie dokumentów związanych z realizacją Projektu sporządzanych przez Wykonawców i przekazywanie ich do akceptacji MAO;
  • Weryfikacja i zatwierdzanie wniosków o płatność w wysokości wynikającej z Planu Płatności do WFOŚiGW i przekazywanie ich do akceptacji MAO;
  • Współpraca przy sporządzaniu i aktualizowaniu harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz planu płatności Projektu, jego

zatwierdzanie z uwzględnieniem wszystkich źródeł finansowania, w tym środków z Funduszu Spójności, dla potrzeb Jednostki Realizującej Projekt oraz WFOŚiGW, a także innych dokumentów związanych z monitoringiem postępu rzeczowego i finansowego Projektu dla potrzeb instytucji związanych z wdrażaniem Projektów FS i przekazywanie ich do akceptacji MAO;

  • Weryfikacja i zatwierdzanie raportów i sprawozdań zgodnie z wymogami dotyczącymi Projektów FS i przekazywanie ich do akceptacji MAO;
  • Współdziałanie z WFOŚiGW i innymi instytucjami związanymi z wdrażaniem Projektów FS, wprzygotowaniu przetargów, monitorowaniu realizacji Projektu, itp.;
  • Zapewnienie właściwego prowadzenia dokumentacji związanej z realizacją Projektu, jej poufności oraz przechowywania zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS;
  • Niezwłoczne informowanie MAO o istniejących lub przewidywanych zagrożeniach i nieprawidłowościach mających wpływ na właściwe wykonanie Projektu oraz wnioskowanie stosownych rozwiązań w tym zakresie;
  • Uczestnictwo w komisjach przetargowych;
  • Weryfikowanie wydatków w zakresie kwalifikowania kosztów.
  • Weryfikacja i opisywanie faktur pod względem ich zgodności z zakresem rzeczowym i finansowym określonym w umowie dotacji i pożyczki.
  • Inicjowanie działań i nadzorowanie prac związanych z formułowaniem projektów dokumentów zapewniających prawidłowe zarządzanie oraz monitorowanie Projektu pod względem finansowym i technicznym;

Inicjowanie i prowadzenie działań na rzecz właściwej popularyzacji i przepływu informacji dotyczących finansowania Projektu ze środków Unii Europejskiej, zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS.

Kierownik JRP będzie realizował swoje obowiązki zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, w tym z:
- Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ,
- Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ
- Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ

Stanowisko ds. technicznych



Odpowiada za obsługę techniczną Projektu zgodnie z wymogami procedur FS i prawodawstwa polskiego.

Zakres jego działania obejmuje:

  • Prowadzenie monitoringu technicznego procesu wdrażania Projektu;
  • Sprawowanie nadzoru nad Wykonawcami kontraktów w ramach Projektu w zakresie wynikającym z podpisanych umów;
  • Przeprowadzanie kontroli na terenie budowy;
  • Bezpośrednia współpraca z inspektorem nadzoru:
  • systematyczne monitorowanie i dokumentowanie postępów w realizacji Projektu
  • Prowadzenie narad technicznych, problemowych i innych spotkań, które będą prowadzone w razie potrzeby, ale nie rzadziej niż dwa razy w miesiącu oraz sporządzanie protokołów z posiedzeń
  • Udział w odbiorach częściowych i końcowym w tym odbiorach przyłączy
  • Rozwiązywanie problemów i sporów z mieszkańcami powstałymi w trakcie realizacji robót
  • Udział w kontrolach zewnętrznych projektu,
  • Współpracę przy sporządzaniu harmonogramu realizacji i harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu;
  • Współpracę z Wykonawcami kontraktów w zakresie realizacji Projektu oraz weryfikację sporządzanych przez nich raportów w zakresie jego rzeczowej realizacji;
  • Weryfikację i opisywanie faktur pod względem merytorycznym i sprawdzanie zgodności ich zakresu rzeczowego z podpisanymi umowami oraz harmonogramem realizacji Projektu;
  • Pomoc przy sporządzaniu materiałów przetargowych dla wszystkich koniecznych przetargów;
  • Właściwe prowadzenie dokumentacji, jej poufności oraz przechowywanie zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS.
  • uczestnictwo w komisjach przetargowych;
  • Współpracę przy sporządzaniu i aktualizowaniu harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz planu płatności Projektu;
  • Współpracę przy opracowywaniu wniosków o przekazanie środków wraz z załącznikami zgodnie z obowiązującymi instrukcjami;
  • Udział w weryfikowaniu wydatków w zakresie kwalifikowania kosztów.

Pracownik na stanowisku ds. technicznych będzie realizował swoje obowiązki zgodnie  z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, w tym z:
- Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ,
- Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ
- Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ

Stanowisko ds. procedur przetargowych



Specjalista ds. procedur przetargowych odpowiada za:

  • Sporządzanie materiałów przetargowych dla wszystkich koniecznych przetargów;
  • przygotowanie SIWZ dla wszystkich kontraktów;
  • współpraca z WFOŚiGW w zakresie przygotowywania
    i uzgadniania dokumentów przetargowych;
  • współpraca z WFOŚiGW w zakresie przygotowania przetargu i realizacji kontraktu;
  • sprawdzanie poprawności formalnej i kompletności kontraktów.
  • sporządzanie planów i harmonogramów Projektu;
  • uczestnictwo w komisjach przetargowych, obsługa biurowa komisji przetargowych,
  • Weryfikację faktur pod względem stosowania Ustawy o Zamówieniach publicznych
  • zapewnienie prawidłowej obsługi kontroli zewnętrznej
  • Współpracę przy sporządzaniu i aktualizowaniu harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz planu płatności Projektu;
  • Współpracę przy opracowywaniu wniosków o przekazanie środków wraz z załącznikami zgodnie z obowiązującymi instrukcjami;
  • Współpracę przy opracowywaniu i aktualizacji harmonogramu realizacji projektu
  • Prowadzenie rejestru rachunków i faktur dotyczących realizacji projektu
  • Udzielanie informacji mieszkańcom w zakresie realizacji projektu.

Pracownik na stanowisku ds. procedur przetargowych będzie realizował swoje obowiązki zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, w tym z:
- Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ,
- Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ
- Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ

Stanowisko ds. finansowych


Odpowiada on za obsługę finansową Projektu zgodnie z wymogami FS i ustawodawstwa polskiego.

Zakres jego działania obejmuje:

  • Zapewnienie realizacji Projektu zgodnie z planami rzeczowo - finansowymi oraz montażem finansowym uwzględniającym wszystkie jego źródła finansowania;
  • Współpracę przy opracowywaniu wniosków o przekazanie środków wraz z załącznikami zgodnie z obowiązującymi instrukcjami;
  • Weryfikację faktur pod względem prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających wszystkie źródła finansowania;
  • Sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych dokumentujących wykorzystanie środków realizowanego Projektu;
  • Współpracę przy prowadzeniu monitoringu płynności finansowej w ramach realizacji Projektu z uwzględnieniem wszystkich źródeł jego finansowania;
  • Współpracę przy opracowywaniu procedur wewnętrznych dot. obiegu dokumentów finansowych w ramach realizacji Projektu;
  • Sporządzanie sprawozdań finansowych z realizacji Projektu zgodnie z wymogami Funduszu Spójności i prawodawstwem polskim;
  • Współpraca przy sporządzaniu raportów z realizacji Projektu zgodnie z wymogami Funduszu Spójności i prawodawstwem polskim;
  • Sporządzanie zestawienia kosztów niekwalifikowanych Projektu;
  • Właściwe prowadzenie dokumentacji, jej poufności oraz przechowywanie zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS.

Pracownik na stanowisku  ds. finansowych będzie realizował swoje obowiązki zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, w tym z:
- Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ,
- Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ
- Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ

Stanowisko ds. monitoringu i sprawozdawczości




Odpowiada za prowadzenie obsługi kancelaryjnej JRP, działań związanych z monitoringiem realizacji Projektu zgodnie z wytycznymi  PO IiŚ oraz obsługa stron ,udzielanie informacji interesantom w zakresie realizacji projektu.

Zakres jego działania obejmuje w szczególności:

  • Prowadzenie monitoringu i sprawozdawczości w zakresie technicznym i finansowym Projektu;
  • Zapewnienie prawidłowej obsługi kontroli zewnętrznej
  • Sporządzanie raportów i sprawozdań z realizacji Projektu;
  • Przygotowanie wniosku o płatność przejściową i końcową w ramach dotacji z POIiŚ oraz pożyczki z WFOŚiGW .
  • Współpracę przy opracowywaniu i aktualizacji harmonogramu realizacji, harmonogramu rzeczowo-finansowego iplanu płatności Projektu z uwzględnieniem wszystkich źródeł finansowania dla potrzeb Jednostki Realizującej Projekt oraz NFOŚiGW, a także innych dokumentów związanych z monitoringiem postępu rzeczowego i finansowego Projektu dla potrzeb instytucji związanych z wdrażaniem Projektów FS;
  • Pomoc przy opracowaniu procedur wewnętrznych obowiązujących w JRP;
  • Właściwe prowadzenie dokumentacji, jej poufności oraz przechowywanie zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS;
  • Realizację działań dotyczących popularyzacji informacji na rzecz właściwej popularyzacji i przepływu informacji dotyczących finansowania Projektu ze środków Unii Europejskiej zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS.
  • Prowadzenie na bieżąco prac związanych z promocją projektu, obsługa strony internetowej, gromadzenie materiałów niezbędnych do promocji:
  • Obsługa mieszkańców, udzielania informacji w zakresie realizacji projektu.

Pracownik na stanowisku  ds. monitoringu i sprawozdawczości będzie realizował swoje obowiązki zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, w tym z:
- Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ,
- Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ
- Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ

Obsługa Prawna

  • Obsługa prawna obejmuje bieżące doradztwo prawne w tym również interpretacje i wyjaśnienia z zakresu przepisów finansowych stosowanych w jednostce JRP
  • Uczestnictwo w komisjach przetargowych; 
  • Weryfikacja prawidłowej obsługi kontroli
  • Weryfikowanie i opiniowanie kontraktów z wykonawcami
  • Weryfikowanie i opiniowanie projektów umów z wykonawcami
  • Sprawdzanie poprawności formalnej i kompletności kontraktów.
  • Współudział w opracowywaniu procedur dla JRP
  • Pomoc i doradztwo dotyczące zarządzania i administrowania Projektem;
  • Pomoc i doradztwo odnośnie spełniania zobowiązań wobec instytucji zewnętrznych;
  • Zastępstwo prawne przed sądami i innymi organami na podstawie udzielonego pełnomocnictwa;
  • Wykonywanie wszelkich innych czynności należących do radcy prawnego zgodnie z ustawą o radcach prawnych

 Radca Prawny będzie realizował swoje obowiązki zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, w tym z:
- Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ,
- Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ
- Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ

 

© Urząd Gminy w Buczkowicach.